Business Process Automation - na czym polega?
Czy wszystkie czynności i procesy w firmie musi wykonywać człowiek? Niekoniecznie. Z wieloma skutecznie poradzi sobie algorytm. Jak zaprząc do pracy oprogramowanie? Odpowiedzią jest Business Process Automation.
Co to jest Business Process Automation (BPA)?
BPA polega na stosowaniu technologii do automatyzacji rutynowych procesów biznesowych, które standardowo przeprowadzane są w firmach ręcznie. Mogą to być np.: wysyłanie ofert mailowych do klientów, przygotowywanie umów oraz raportów, weryfikowanie danych, jak i przeprowadzanie bardziej złożonych działań.
Najczęściej powtarzane czynności automatyzuje się, aby zwiększyć szybkość ich wykonywania, dokładność, jednolitość oraz odciążyć pracowników. BPA można zastosować do większości procesów w firmach, takich jak: sprzedaż, zakupy, finanse, HR, product development czy logistyka.
Automatyzacja procesów biznesowych jest niezbędna, aby przeprowadzić transformację cyfrową firmy. Sama cyfryzacja z kolei to obecnie warunek tego by przedsiębiorstwo pozostało konkurencyjne.
BPA a inne rozwiązania
Business Process Automation często zestawia z RPA, czyli Robotic Process Automation. O ile BPA skupia się na całych procesach i przepływie pracy RPA dotyczy automatyzacji pojedynczych zadań.
Skrypty (inaczej również boty) w tym rozwiązaniu naśladują zadania wcześniej wykonywane przez człowieka. Może to być np. logowanie do aplikacji, wysyłanie e-maila, kopiowanie i wklejanie danych czy walidowanie pozycji w systemie. Każdy bot jest odpowiedzialny za jedno zadanie, którego przebieg starannie się dokumentuje przed zaprogramowaniem skryptów.
RPA jest odpowiednia dla prostych czynności opartych na czytelnych procedurach oraz obejmujących uporządkowane, spójne dane. Nie sprawdzi się w przypadku zadań, których przebieg wyznaczają zmieniające się procedury i dane wejściowe. Nie zoptymalizujemy w ten sposób także procesów end-to-end.
Inna metoda, o której się mówi przy okazji BPA to BPM, czyli Business Process Management. BPM jest w istocie kategorią nadrzędną wobec BPA, gdyż automatyzacją procesów także trzeba zarządzać. Występuje tu nacisk na strategię, bez identyfikacji narzędzi ani systemów oprogramowania.
BPM dotyczyć może takich procesów jak standaryzacja strategii sprzedaży, poprawa jakości obsługi lub doświadczenia klienta czy optymalizacja zarządzania zapasami. Środkami do realizacji celów wyznaczanych przez BPM może być automatyzacja.
Jak wdraża się BPA?
Zanim rozpoczniemy proces wdrażania BPA, musimy określić nasze cele biznesowe. Powinniśmy wiedzieć, co chcemy osiągnąć dzięki automatyzacji, np. zwiększyć sprzedaż czy produktywność pracowników. Następnie przechodzimy do poniższych kroków.
1. Wybór procesów i narzędzi
Automatyzacji nomen omen nie należy stosować automatycznie. O ile w większości aspektów działania firmy znajdą się takie procesy, które można zautomatyzować, to nie w każdym przypadku warto to robić. O to, gdzie istnieje największa potrzeba wdrożenia BPA, warto zapytać pracowników.
Nie należy się także porywać z motyką na słońce, chcąc zautomatyzować od razu całą firmę. Dobrze jest zacząć od procesów najprostszych i najbardziej powtarzalnych, a następnie rozszerzać zakres automatyzacji.
W wielu przypadkach, wskazanym będzie zlecenie firmie typu software house stworzenia dedykowanych narzędzi dla konkretnych procesów, ponieważ te dostępne mogą okazać się niedopasowane do specyfiki działania naszej firmy.
2. Przygotowanie zespołu do zmian
Niektórzy pracownicy mogą czuć się niegotowi na automatyzację, obawiając się np. że algorytmy pozbawią ich pracy. Należy im wyjaśnić jej cel, wskazując na zwiększenie się ich produktywności dzięki optymalizacji procesów polegających na wykonywaniu powtarzalnych czynności. W czasie, który na nich zaoszczędzą, będą mogli zająć się zadaniami wymagającymi "ludzkiej ręki" (i umysłu).
Następnie zespół musi zostać kompleksowo przeszkolony. Powinien poznać sposoby obsługi narzędzi oraz zrozumieć, jak będą przebiegały procesy po wdrożeniu automatyzacji. Należy także ustalić nowe role, gdyż zadania stojące przed pracownikami się zmienią.
3. Monitorowanie
Proces automatyzacji nigdy nie jest w pełni zakończony. Musimy stale monitorować jego wyniki, aby sprawdzać, czy przyczynia się do realizacji naszych celów biznesowych. Jako że istnieje wiele narzędzi służących BPA, powinniśmy oceniać te, które wybraliśmy pod kątem skuteczności. Być może sensowna okaże się ich zamiana na inne lub dokonanie modyfikacji ustawień. Jak wspominaliśmy, alternatywą dla korzystania z gotowych narzędzi jest zlecenie stworzenia narzędzi specjalnie zaprojektowanych pod kątem danego projektu.
Zalety wdrożenia BPA
- oszczędności i zyski
Dzięki automatyzacji pracownicy są bardziej produktywni i mogą skoncentrować się na zadaniach, przy których ingerencja człowieka jest niezbędna. Może to się przełożyć na większe zyski. Nie będziemy musieli także niepotrzebnie zatrudniać dodatkowych osób do wykonywania powtarzalnych czynności, gdy firma będzie się rozwijać. - zmniejszenie ryzyka
Człowiek bywa omylny, podczas gdy odpowiednio zaprogramowane algorytmy nie mają tej wady. Wykluczając ryzyko błędu pracownika, zapewniamy większe bezpieczeństwo całej organizacji. - przyspieszenie procesów
Algorytmy wykonują czynności nieporównywalnie szybciej niż człowiek. Może to prowadzić do optymalizacji wydajności całej firmy i zwiększenia zysków. Wykorzystanie np. mechanizmów sztucznej inteligencji może oznaczać znacznie bardziej sprawne podejmowanie decyzji dzięki analizie dużej ilości danych. Wykorzystuje się to w planowaniu strategicznym, analizie konkurencji, udzielaniu pożyczek czy ubezpieczeniach. - zgodność z przepisami
Jeżeli dostosujemy algorytm do działania zgodnie z nowo wprowadzonymi regulacjami, będzie je zawsze respektował. Człowiek może nie nadążać za zmieniającymi się przepisami i stosować z przyzwyczajenia te już nieaktualne. Naraża to organizację na kary. - lepsza obsługa klienta
Wykorzystanie chatbotów w obsłudze klienta za pomocą komunikatorów internetowych pozwala zoptymalizować wykorzystanie tego kanału (który staje się coraz bardziej popularny). Boty są w stanie odpowiadać na najczęściej zadawane pytania i nawet przeprowadzać klienta przez proces zakupu. Klient uzyskuje dzięki nim dostęp do błyskawicznej obsługi, a konsultanci mogą skupić się jedynie na rozmowach, podczas których udział człowieka jest niezbędny.
Automatyzacja się opłaca
Dzięki BPA firma może zoptymalizować procesy biznesowe, zmniejszyć awaryjność czy poprawić zgodność i produktywność pracowników. Przekłada się to na większe zadowolenie zespołu (który nie musi wykonywać frustrujących, powtarzalnych czynności), zmniejszenie ryzyka biznesowego czy poprawę konkurencyjności przedsiębiorstwa.
Wdrożenie automatyzacji procesów nie jest proste, ale warto podjąć ten trud. Tym bardziej że w istocie nie ma odwrotu od cyfryzacji. Firmy masowo się informatyzują i nie jest to już przyszłość biznesu, ale jego teraźniejszość.
