Case Study: Automatyczne przetwarzanie faktur dostarczanych na skrzynkę mailową

Automatyzacja procesów staje się kluczowym elementem efektywności operacyjnej w przedsiębiorstwach. Niezależnie od branży w jakiej działa firma, wraz z jej wzrostem, pojawia się moment, gdzie ilość przetwarzanych dokumentów rośnie w zastraszającym tempie. W związku z tym, konieczność wprowadzenia nowoczesnych rozwiązań w postaci automatyzacji staje się nieunikniona. W niniejszym artykule przedstawiamy studium przypadku dotyczące zbudowania agenta AI do automatycznego przetwarzania faktur dostarczanych na pocztę mailową, którego zrealizowaliśmy dla jednego z naszych klientów.

Wprowadzenie do problemu

W miarę jak firma naszego klienta rozwijała się, wzrastała liczba dokumentów, które musiała przetwarzać. Manualne podejście do zarządzania fakturami, polegające na ich ręcznym wprowadzaniu i archiwizowaniu, okazało się nieefektywne. Proces ten był czasochłonny, podatny na błędy i brakowało w nim standaryzacji. W momencie gdy osoba zajmująca się przetwarzaniem faktur była nieobecna, inne osoby musiały uczyć się i przejąć cały proces na czas jej nieobecności. W odpowiedzi na te wyzwania, postanowiliśmy wdrożyć system automatyzacji, który zminimalizowałby te problemy.

Cele wdrożenia

Główne cele, które przyświecały wdrożeniu, obejmowały:

• automatyzację pobierania faktur z wiadomości e-mail na podstawie określonych reguł, w celu uniknięcia ciągłego kontrolowania skrzynki pocztowej,
• zapis dokumentów na platformie Google Drive w odpowiednim katalogu, aby przechowywać pliki w centralnym i ustandaryzowanym miejscu,
• automatyczną rejestrację faktur w systemie CRM wraz z pełnymi informacjami i linkiem do Google Drive,
• redukcję pracy ręcznej oraz błędów związanych z wprowadzaniem danych jak i zabezpieczenie całego procesu na wypadek nieobecności pracownika odpowiedzialnego za ten proces.

Realizacja tych celów umożliwia zredukowanie niezbędnego czasu do obsługi procesowej oraz wprowadzenie pewnej standaryzacji. Klientowi najbardziej przyświecało zapewnienie, aby pracownik zamiast tracić czas na rutynowe czynności mógł skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach.

Technologie wykorzystane w projekcie

Aby osiągnąć zamierzone cele, zastosowaliśmy następujące technologie:

• n8n - pełni rolę silnika orkiestracji workflowów, pozwalając na definiowanie i automatyczne uruchamianie poszczególnych etapów procesu. Dzięki n8n możliwe jest skoordynowane wyzwalanie zadań, bez konieczności manualnych operacji i zbudowanie pełnego agenta AI;
• Google Drive API - Google Drive odpowiada za bezpieczne przechowywanie i zarządzanie plikami w chmurze, a użyte API umożliwiło zdalnie połączenie się z tą usługą;
• Gmail API - służy do pobierania wiadomości e-mail ze wskazanej skrzynki firmowej, która działa w oparciu o usługę Gmail. Za pomocą API mamy możliwość wyciągania treści oraz załączników w postaci faktur;
• OCR i AI - wykorzystanie technologii rozpoznawania tekstu, takich jak Tesseract, do ekstrakcji danych z faktur. Technologia OCR jest dodatkowo wsparta modelami AI (OpenAI), które odpowiednio opracowywują wyodrębnione dane na potrzeby dalszego procesowania;
• CRM API - autorski system CRM klienta, który przechowuje informacje na temat kontrahentów i płatności. Dzięki wykorzystaniu API, możliwe było odpowiednie przesłanie danych do systemu CRM.

Architektura rozwiązania

Zaprojektowana architektura automatyzacji składała się z kilku kluczowych kroków:

1. Cykliczne nasłuchiwanie i odczyt wiadomości e-mail.
2. Pobranie załącznika i jego zapis na Google Drive.
3. Wykorzystanie OCR do rozpoznawania danych zawartych na fakturze, które następnie były przetwarzane przez odpowiednie modele AI w celu przygotowania docelowego zestawu danych.
4. Przesłanie danych do systemu CRM.

Dzięki oparciu architektury o zastosowanie webhooków, harmonogramów oraz filtrów w n8n, proces stał się nie tylko szybszy, ale również czas jego implementacji znacząco się skrócił. Dzięki zastosowaniu n8n uniknęliśmy konieczności tworzenia dedykowanego oprogramowania, a całość mogliśmy przygotować jako jeden workflow odpalany jako agent AI.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie projektu przebiegało w kilku etapach:

1. Analiza źródeł faktur: zbadaliśmy różne formaty i adresy nadawców, aby móc przygotować zestaw kryteriów oraz filtrów, jakimi powinien kierować się agent AI podczas nasłuchiwania skrzynki pocztowej i typowaniu właściwych wiadomości email.
2. Projektowanie i testowanie workflow: stworzyliśmy i przetestowaliśmy odpowiednie procesy w n8n wraz z integracjami z usługami zewnętrznymi i cyklicznym uruchamianiem, w celu ciągłego nasłuchu skrzynki pocztowej.
3. Integracja z Google Drive: zintegrowaliśmy automatyczny zapis dokumentów do określonego katalogu na Google Drive.
4. Trenowanie modeli AI: skoncentrowaliśmy się na skutecznym zaimplementowaniu OCR, które odczytuje dane z faktury, a następnie wyodrębnione dane wraz z ogólnymi informacjami na temat kontrahenta przesyła do modelu AI, który odpowiednio scala i przygotowuje dane na potrzeby systemu CRM.
5. Integracja z CRM: zintegrowaliśmy się z API systemu CRM, dzięki czemu wcześniej przygotowane dane mogą zostać we właściwy sposób przesłane do docelowego systemu CRM.
6. Testy i uruchomienie produkcyjne: przeprowadziliśmy szczegółowe testy przed pełnym wdrożeniem, które zawierały weryfikację działania poszczególnych kroków agenta AI jak i skuteczność wyodrębniania danych za pomocą OCR.

Efekty automatyzacji

Wdrożenie systemu przyniosło szereg wymiernych korzyści:

• Miesięcznie udało się zaoszczędzić znaczną ilość godzin pracy, które do tej pory były konieczne do codziennej obsługi faktur w firmie. Zaoszczędzone godziny pozwoliły na efektywniejsze wykorzystanie zasobów;
• Automatyzacja zredukowała ryzyko pomyłek w rejestracji faktur, co przyczyniło się do poprawy jakości danych. Znacząco zmniejszyła się ilość błędów, które do tej pory miały miejsce podczas ręcznego przepisywania danych do systemu CRM. Powstała też nowa standaryzacja całego procesu przetwarzania faktur;
• Pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych zadaniach i nie muszą wykonywać rutynowych prac. Zwiększyło to ich satysfakcję z pracy.

Wnioski i plany dalszego rozwoju

Wdrożenie systemu było szybkie i nie wymagało dużego budżetu, a jednocześnie przynosi szereg wymiernych korzyści. Realizacja otworzyła także nowe możliwości rozwoju. W przyszłości w systemie można zaimplementować:

• rozbudowę systemu o dodatkowe źródła danych, takie jak platformy B2B czy SaaS;
• wykorzystanie sztucznej inteligencji do generowania podsumowań kosztów oraz rekomendacji dotyczących wydatków;
• wykorzystanie sztucznej inteligencji do automatycznego odpowiadania na określone wiadomości e-mail (podziękowanie za przesłaną fakturę, przesłanie dodatkowych informacji);
• parametryzację Agenta AI, aby był w stanie obsłużyć analogiczne przypadki związane z obiegiem dokumentów w innych działach (np. HR);
• wysyłanie notyfikacji na kanał Slack o dodaniu nowej faktury do systemu CRM.

Przedstawione przez nas studium przypadku dotyczące automatycznego przetwarzania faktur dostarczanych na pocztę mailową pokazuje, jak nowoczesne technologie mogą zrewolucjonizować procesy biznesowe. Dzięki wdrożeniu innowacyjnych rozwiązań, firma zyskała nie tylko oszczędność czasu, ale również zwiększoną efektywność operacyjną.

Zachęcamy inne przedsiębiorstwa do rozważenia podobnych rozwiązań, które mogą przynieść wymierne korzyści w ich działalności. Przedstawione przez nas rozwiązanie, jest jednym z pierwszych, które można wprowadzić w dowolnej firmie, a jednocześnie jego wdrożenie jest stosunkowo szybkie i niskokosztowe.

Jeśli myślisz o wdrożeniu AI w swojej firmie, implementacja podobnego rozwiązania może być pierwszym i najszybszym krokiem, w długim procesie wdrażania automatyzacji w firmie.