Jak odpowiednio podejść do automatyzacji procesów?

Co to jest automatyzacja procesu?

Większość wykonywanych czynności w biznesie jest procesem. Wykonywana praca jest pewnym procesem, który składa się z określonych kroków wykonujących sekwencyjnie poszczególne zadania, często w sposób manualny, z udziałem człowieka. Automatyzacja takiego procesu polega na zastosowaniu odpowiedniej technologii, która pozwala na wykonywanie poszczególnych kroków bez udziału człowieka. Tym samym sprawiając, że nie jest on wykonywany ręcznie, lecz z wykorzystaniem specjalnego rozwiązania (np. systemu) lub całkowicie w tle. Pozwala to na zwiększenie efektywności działania danego procesu, jego ułatwienie, przyspieszenie czy ograniczenie potencjalnych błędów poprzez wyeliminowanie czynnika ludzkiego. W efekcie uzyskujemy oszczędność czasu oraz zasobów.

Ewolucja ludzkości poprzez automatyzację

Automatyzacja to nie nowa dziedzina. Od czasów rewolucji agrarnej, kiedy to ludzie zaczęli wykorzystywać pierwsze narzędzia rolnicze do usprawnienia uprawy roślin (co też było - jak na dzisiejsze czasy - prymitywną automatyzacją działań), aż po erę przemysłową i komputerową, automatyzacja była siłą napędową postępu ludzkości. Dzięki oszczędności czasu, automatyzacja pozwalała nam skoncentrować się na bardziej wartościowych zadaniach, wymagających kreatywności i innowacyjnego myślenia. Bez wątpienia jest ona czynnikiem, który rozwijał nas przez dziesiątki tysięcy lat i proces ten nieustannie trwa. Warto spojrzeć na automatyzację swojego biznesu przez pryzmat nowych możliwości, faktu, że jest ona nieodzownym elementem rozwoju i szans, jakie otwiera przed naszą firmą, a nie tylko koniecznością jej wdrożenia.

Korzyści płynące z automatyzacji

Wdrażanie rozwiązań automatyzujących procesy biznesowe przynosi szereg wymiernych korzyści dla firm:

• zwiększona wydajność: zautomatyzowane systemy działają niestrudzenie (często w trybie 24/7 przez 365 dni w roku), szybciej i bardziej konsekwentnie niż ludzie, co przekłada się na wzrost produktywności;
• oszczędność kosztów: automatyzacja eliminuje potrzebę zatrudniania dodatkowych pracowników do wykonywania powtarzalnych zadań, redukując koszty operacyjne;
• spójna jakość: zminimalizowanie czynnika ludzkiego zapewnia spójną jakość produktów i usług, zmniejszając liczbę błędów i pomyłek wynikających z natury ludzkiej;
• wyższa satysfakcja klientów: skrócony czas realizacji zamówień, lepsza jakość obsługi i mniejsza liczba błędów przekładają się na większe zadowolenie klientów;
• więcej zasobów na zadania rozwojowe: oszczędność czasu może bezpośrednio przekładać się na nowe możliwości rozwoju i kompetencji pracowników, co prowadzi nie tylko do rozwoju firmy, ale wzrostu morali i zadowolenia zespołu.

Stopniowe podejście do automatyzacji

Często popełnianym błędem jest próba od razu całkowitej automatyzacji procesów w pełnym zakresie. Takie podejście jest nie tylko czasochłonne i kosztowne, ale również ryzykowne. Zamiast tego, zaleca się stopniowe wdrażanie rozwiązań automatyzujących, zaczynając od najprostszych i najbardziej powtarzalnych zadań w ramach danego procesu, dążąc do coraz większej automatyzacji.

Kluczowe kroki w procesie automatyzacji to:

1. Interesariusze:
   Zidentyfikuj osoby lub grupy, które są zaangażowane w proces lub mogą zostać dotknięte jego automatyzacją. Określ ich potrzeby, oczekiwania oraz wpływ, jaki automatyzacja może mieć na ich codzienne obowiązki. Warto przeprowadzić konsultacje lub warsztaty z interesariuszami, aby uwzględnić ich perspektywy i uzyskać ich poparcie dla planowanych zmian.
2. Zrozumienie procesu:
   Dokładnie przeanalizuj każdy etap procesu, identyfikując wąskie gardła, powtarzalne czynności oraz możliwości optymalizacji. Sporządź mapę procesu, która przedstawia aktualny stan ("as-is") oraz wskaż, gdzie pojawiają się potencjalne usprawnienia. Pamiętaj o uwzględnieniu informacji od interesariuszy, aby mieć pełen obraz funkcjonowania procesu.
3. Priorytetyzacja:
   Określ, które zadania w procesie są najbardziej czasochłonne i powtarzalne oraz nadają się do zautomatyzowania w pierwszej kolejności. Weź pod uwagę nie tylko wpływ na wydajność, ale także znaczenie zadań z perspektywy interesariuszy. Ustal priorytety na podstawie oceny wartości dodanej oraz potencjalnych oszczędności.
4. Kryteria sukcesu:
   Zdefiniuj mierzalne wskaźniki, które pozwolą ocenić efektywność automatyzacji. Mogą to być takie KPI jak skrócenie czasu realizacji zadania, redukcja liczby błędów, oszczędność kosztów, czy wzrost satysfakcji użytkowników. Kryteria sukcesu należy uzgodnić z interesariuszami, aby upewnić się, że odpowiadają ich oczekiwaniom i wspierają cele biznesowe.
5. Wdrożenie pilotażowe:
   Rozpocznij automatyzację od wybranych, prostych czynności, aby przetestować rozwiązanie na małą skalę. Monitoruj wcześniej ustalone kryteria sukcesu oraz zbieraj informacje zwrotne od interesariuszy, aby ocenić skuteczność wdrożenia.
6. Iteracyjne ulepszenia:
   Na podstawie wyników pilotażu, stopniowo rozszerzaj zakres automatyzacji na kolejne obszary procesu. Zaangażuj interesariuszy w proces iteracyjnego doskonalenia, aby uwzględniać ich sugestie i aktualizować wymagania.
7. Ciągła optymalizacja:
   Regularnie przeglądaj i dostosowuj zautomatyzowane systemy, aby zapewnić ich zgodność z bieżącymi wymaganiami biznesowymi. Aktualizuj kryteria sukcesu w odpowiedzi na zmieniające się warunki oraz nowe potrzeby interesariuszy.

Podejście iteracyjne minimalizuje ryzyko, pozwala na stopniowe wdrażanie zmian i umożliwia dostosowanie rozwiązań do specyficznych potrzeb organizacji. Do automatyzacji powinniśmy podchodzić jak do nieustannego procesu, który odbywa się w sposób ciągły, a nie jak do jednorazowego zadania. W tym kontekście warto rozważyć zastosowanie filozofii KAIZEN, czyli stopniowego, ciągłego usprawniania, które pozwala na systematyczne doskonalenie procesów i osiąganie coraz lepszych wyników.

Znaczenie małych oszczędności czasowych

Również często popełniany błąd, to nieodpowiednie spojrzenie na korzyści wynikające z automatyzacji, na pozór niewielkiej części procesu. Nawet drobne, kilkuminutowe czynności, powtarzane regularnie, mogą generować znaczące straty czasu w dłuższej perspektywie, zwłaszcza przy większej skali. Załóżmy, że pracownik codziennie poświęca 15 minut na ręczne wprowadzanie danych do systemu. W skali roku daje to około 60 godzin "straconych" tylko na to jedno zadanie przez jednego pracownika. Łatwo policzyć, jak to wygląda w przypadku większej skali, gdy sytuacja dotyczy 10, 100, czy 1000 pracowników.

Automatyzując nawet proste czynności, możemy zyskać cenny czas i przeznaczyć go na bardziej wartościowe aktywności, takie jak:

• innowacyjne projekty - więcej czasu można przeznaczyć na kreatywne rozwiązywanie problemów i opracowywanie innowacyjnych pomysłów;
• lepsza jakość - zaoszczędzony czas można wykorzystać na dopracowanie innych obszarów, uzyskując dzięki temu lepszą jakość;
• rozwój zawodowy - pracownicy zyskują czas, który może być poświęcony na podnoszenie kwalifikacji zawodowych i zdobywania nowych umiejętności;
• wyższa motywacja - wyeliminowanie nudnych, powtarzalnych zadań zwiększa satysfakcję i zaangażowanie pracowników.

Nawet drobne oszczędności czasowe, sumowane w dłuższej perspektywie lub mnożone większą skalą, mogą przynieść ogromne korzyści dla wydajności i rozwoju firmy, finansów czy dostarczać większej motywacji i satysfakcji z wykonywanej pracy. Ważne jest tutaj uświadomienie sobie, że każda zautomatyzowana minuta pracy, to realne korzyści w większym horyzoncie czasowym.

Zmiana nastawienia wobec automatyzacji

Kolejnym kluczowym czynnikiem sukcesu w procesie automatyzacji jest zmiana mentalności w całej organizacji. Zamiast postrzegać automatyzację jako jednorazowy projekt, należy traktować ją jako ciągły proces doskonalenia i optymalizacji.

Ważne jest, aby nie tylko zarząd, ale również - albo przede wszystkim - pracownicy na wszystkich szczeblach rozumieli korzyści płynące z automatyzacji i byli otwarci na wdrażanie nowych rozwiązań. Regularne spotkania, szkolenia i właściwa komunikacja pomagają budować kulturę otwartą na innowacje i zmiany.

Dodatkowo, firmy powinny zachęcać pracowników do zgłaszania pomysłów na automatyzację procesów i nagradzać inicjatywy w tym zakresie. Taka postawa sprzyja zaangażowaniu całej organizacji w proces ciągłego doskonalenia. Strach przed automatyzacją należy przekształcić w szukanie nowych perspektyw rozwoju. Pracownicy powinni patrzeć na automatyzację jak na wsparcie oraz dodatkowe narzędzie i dźwignię w ich codziennej pracy.

Ryzyko braku automatyzacji

W dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym środowisku biznesowym, firmy, które nie podążają za trendami automatyzacji i digitalizacji, narażają się na utratę przewagi rynkowej. Ich konkurenci, wdrażając nowoczesne rozwiązania, optymalizują biznes i będą w stanie oferować lepsze produkty i usługi, szybciej reagować na zmiany rynkowe oraz obniżać koszty operacyjne.

Brak automatyzacji może prowadzić przede wszystkim do:

• niższej wydajności - poleganie na pracownikach przy wykonywaniu powtarzalnych zadań ręcznie zmniejsza produktywność i ogranicza możliwości rozwoju firmy;
• wyższych kosztów - koszty zatrudnienia i utrzymania pracowników do obsługi procesów manualnych w dłuższej perspektywie czasowej są zwykle wyższe niż koszty wdrożenia zautomatyzowanych systemów;
• mniejszej konkurencyjności - wolniejsze procesy, gorsza jakość i wyższe ceny produktów lub usług mogą spowodować utratę klientów na rzecz bardziej innowacyjnych konkurentów;
• trudności w zatrudnianiu talentów - młodzi, utalentowani pracownicy będą preferować firmy stosujące nowoczesne technologie i oferujące możliwości i czas na rozwój.

Dlatego tak ważne jest, aby firmy nie ignorowały potencjału automatyzacji i aktywnie poszukiwały możliwości optymalizacji swoich procesów biznesowych.

Obszary automatyzacji

Automatyzacja może być stosowana w niemal każdym obszarze działalności firmy, od procesów wewnętrznych, po interakcje z klientami. Oto niektóre przykłady:

Procesy wewnętrzne

• Automatyzacja procesów kadrowych, takich jak rekrutacja, onboarding i zarządzanie czasem pracy.
• Zautomatyzowane systemy zarządzania zasobami i łańcuchem dostaw.
• Automatyzacja procesów finansowych, takich jak księgowość, rozliczenia i audyty.
• Zautomatyzowane systemy raportowania i analizy danych biznesowych.

Obsługa klienta

• Wirtualni asystenci i chatboty do obsługi zapytań i rozwiązywania podstawowych problemów.
• Zautomatyzowane systemy śledzenia zamówień i aktualizacji statusu.
• Automatyczne generowanie ofert i umów na podstawie preferencji klienta.
• Zautomatyzowane kampanie marketingowe i programy lojalnościowe.

Produkcja i logistyka

• Zautomatyzowane linie produkcyjne i systemy kontroli jakości.
• Zoptymalizowane planowanie tras i śledzenie przesyłek w transporcie.
• Predykcyjna konserwacja maszyn i urządzeń.

IT i cyberbezpieczeństwo

• Automatyzacja wdrażania i konfiguracji oprogramowania i infrastruktury.
• Zautomatyzowane monitorowanie i reagowanie na zagrożenia bezpieczeństwa.
• Automatyczne tworzenie kopii zapasowych i odzyskiwanie danych.
• Automatyzacja testów i kontroli jakości oprogramowania.

To tylko nieliczne przykłady. Możliwości automatyzacji są praktycznie nieograniczone i stale rozwijają się wraz z postępem technologicznym. Kluczem jest identyfikacja obszarów, w których automatyzacja może przynieść największe korzyści dla konkretnej organizacji. Ważna jest rozmowa z osobami, które wykonują określone procesy - to one dużo bardziej widzą obszary, gdzie automatyzacja może się odbyć. Pomocne może być także przeprowadzenie profesjonalnych warsztatów, które przyspieszą i podniosą efektywność rozpoczęcia automatyzacji procesów.

Wyzwania związane z automatyzacją

Chociaż automatyzacja przynosi wiele korzyści, wiąże się również z pewnymi wyzwaniami, na które firmy muszą być przygotowane.

Koszty wdrożenia

Wdrożenie zautomatyzowanych systemów często wymaga znacznych inwestycji w oprogramowanie, sprzęt i szkolenia pracowników w początkowej fazie. Jednak w dłuższej perspektywie oszczędności wynikające z automatyzacji zdecydowanie przewyższają koszty początkowe. I takim spojrzeniem powinniśmy kierować się, myśląc o sensie automatyzacji danego obszaru.

Opór pracowników

Niektórzy pracownicy mogą obawiać się, że automatyzacja zagrozi ich miejscom pracy. Ważne jest, aby komunikować korzyści płynące z automatyzacji, takie jak możliwość koncentracji na bardziej wartościowych zadaniach i dzięki temu rozwijanie swoich kompetencji. Warto także zapewnić odpowiednie szkolenia i wsparcie w procesie zmian.

Bezpieczeństwo i prywatność danych

Zautomatyzowane systemy przetwarzają i przechowują ogromne ilości danych, co stwarza ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i prywatności. Firmy muszą wdrożyć solidne środki zabezpieczające, takie jak szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne audyty.

Integracja systemów

Automatyzacja często wymaga integracji wielu różnych systemów i platform, co może być wyzwaniem technicznym i logistycznym. Ważne jest, aby zapewnić płynną komunikację między systemami i standaryzację procesów oraz korzystać z pomocy doświadczonego partnera technologicznego.

Utrzymanie i aktualizacje

Zautomatyzowane systemy wymagają regularnego utrzymania, aktualizacji i dostosowywania do zmieniających się wymagań biznesowych. Firmy muszą przeznaczyć odpowiednie zasoby na zarządzanie tymi systemami w celu zapewnienia ich ciągłej efektywności.

Pomimo tych wyzwań, korzyści płynące z automatyzacji przeważają, o ile jest ona wdrażana w przemyślany i strategiczny sposób, z uwzględnieniem specyficznych potrzeb organizacji.

Automatyzacja a przyszłość pracy

Wraz z postępem technologicznym i coraz szerszym wdrażaniem automatyzacji, rola pracowników będzie się zmieniać. Chociaż niektóre zadania zostaną zautomatyzowane, pojawią się nowe możliwości zatrudnienia w obszarach wymagających umiejętności specyficznych od ludzi, takich jak kreatywność, myślenie analityczne i umiejętności interpersonalne.

Firmy powinny inwestować w szkolenia i rozwój pracowników, aby przygotować ich do nowych ról i zadań w zautomatyzowanym środowisku pracy. Przykładowe obszary, w których pracownicy będą odgrywać kluczową rolę, to:

• zarządzanie i nadzór nad systemami automatycznymi: monitorowanie, optymalizacja i podejmowanie decyzji dotyczących zautomatyzowanych procesów;
• analiza danych i podejmowanie decyzji: interpretacja danych generowanych przez systemy automatyczne i wykorzystywanie tych informacji do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych;
• innowacje i projektowanie: opracowywanie nowych produktów, usług i procesów z wykorzystaniem możliwości oferowanych przez automatyzację;
• obsługa klienta i relacje międzyludzkie: budowanie relacji z klientami, negocjacje i zarządzanie interakcjami wymagającymi umiejętności interpersonalnych.

Automatyzacja nie oznacza eliminacji pracy ludzkiej, lecz jej transformację. Firmy, które zainwestują w rozwój umiejętności swoich pracowników i stworzą środowisko sprzyjające innowacjom, będą w stanie skutecznie wykorzystać potencjał synergii automatyzacji i zasobów ludzkich, wygrywając na rynku i pozostając konkurencyjnym w przyszłości. Proces automatyzacji powinniśmy traktować jako dodatkowe wsparcie do codziennie wykonywanej pracy, a nie jej eliminacji.

Podsumowanie

Automatyzacja procesów biznesowych jest kluczowym czynnikiem sukcesu w dzisiejszym, wysoce konkurencyjnym środowisku rynkowym. Przynosi szereg korzyści, takich jak zwiększona wydajność, oszczędność kosztów, spójna jakość i lepsza obsługa klientów.

Jednak automatyzacja nie powinna być traktowana jako jednorazowy projekt, ale ciągły proces doskonalenia i optymalizacji. Kluczem do sukcesu jest stopniowe podejście, zaczynające od automatyzacji najprostszych i najbardziej powtarzalnych zadań, a następnie iteracyjne rozszerzanie zakresu na kolejne obszary.

Warto także wziąć pod uwagę "magię małych liczb". To co wydaje się nieopłacalne do zautomatyzowania, w szerszej perspektywie czasowej lub większej skali, nabiera całkowicie innego znaczenia. Na automatyzację powinniśmy patrzeć szeroko i w dużych ramach czasowych - odpowiednia perspektywa ma tutaj znaczenie.

Ważne jest również, aby firmy zmieniły swoje nastawienie wobec automatyzacji i zachęcały pracowników do zgłaszania pomysłów na optymalizację procesów. Automatyzacja nie oznacza eliminacji pracy ludzkiej, lecz jej transformację na wyższy poziom. Regularne szkolenia i komunikacja pomagają w budowaniu kultury otwartej na innowacje i zmiany.

Chociaż automatyzacja wiąże się z pewnymi wyzwaniami, takimi jak koszty wdrożenia, opór pracowników i kwestie bezpieczeństwa danych, korzyści płynące z niej przeważają te wyzwania. Firmy, które nie podążają za trendami automatyzacji, ryzykują utratę przewagi rynkowej na rzecz bardziej innowacyjnych konkurentów. Z drugiej natomiast strony, firmy, które zrozumieją i wykorzystają potencjał automatyzacji, będą w stanie osiągnąć wyższy poziom wydajności, obniżyć koszty operacyjne i zapewnić lepszą obsługę klientów, co przełoży się na wzrost zysków, umocnienie swojej pozycji rynkowej i długoterminowy sukce