Proces tworzenia aplikacji lub zaawansowanej witryny potrafi być skomplikowany i czasochłonny. Aby jego efekt spełnił oczekiwania klienta, niezbędne jest staranne planowanie. Zespół software house powinien dokładnie poznać wymagania zamawiającego, a on sam musi wiedzieć, jak będzie wyglądała współpraca. Służą temu warsztaty projektowe. Na czym polegają?
Czym są warsztaty projektowe?
Warsztaty projektowe to spotkanie lub seria spotkań, dzięki którym wykonawca aplikacji może dogłębnie poznać potrzeby i ideę klienta. Mają dużą przewagę nad prostą analizą wymagań, ponieważ umożliwiają ich dokładne przedyskutowanie. Wykonawca i zleceniodawca mają także szansę się poznać, co ułatwia dalszą współpracę.
Rozpoczynanie współpracy od warsztatów projektowych pozwala precyzyjnie omówić potrzeby targetu, podstawowe funkcjonalności, cele biznesowe klienta. Rozmawia się również o konkurencji i ich rozwiązaniach. Klient dowie się także, jak będzie przebiegała współpraca w tym jaki będzie jego udział w całym procesie.
Najważniejsze zalety warsztatów projektowych
1. Dokładniejsze określenie budżetu i harmonogramu
Podczas warsztatów klient może precyzyjnie przedstawić swoją wizję. Wraz z wykonawcą uszczegóławiają ją, rozpisują na potrzebne funkcjonalności oraz określają czas powstania produktu. Sprawia to, że łatwiejsze jest określenie budżetu przedsięwzięcia.
Klient często może także zaoszczędzić. Jeśli software house dysponuje mniej precyzyjną wiedzą na temat jego wymagań, nie jest w stanie dokładnie powiedzieć, jakie będą koszty przedsięwzięcia. Z reguły musi założyć, że podczas prac pojawią się dodatkowe zadania, które zwiększą cenę.
Tu trzeba dodać, że precyzyjne wyznaczenie harmonogramu i budżetu ma miejsce, gdy cena produktu ustalana jest sztywno (Fixed Price). W modelu płatności za godziny pracy (Time&Material), gdzie produkt kształtuje się dynamicznie, aż do uzyskania właściwego efektu, czas oddania prac i koszty określane są bardziej orientacyjnie (dowiedz się więcej o sposobach rozliczania projektów)
2. Spełnienie potrzeb konsumentów
Dzięki warsztatom projektowym klient wraz z wykonawcą mogą dokładnie omówić, do kogo skierowany jest produkt. Nie tylko ogólnie określa się target, ale przedstawia np. persony, czyli projektowane postacie przyszłych użytkowników. Do każdej z nich przypisane są takie cechy jak wiek, miejsce zamieszkania, status związku czy m.in. zainteresowania, aspiracje, wyzwania, informacje o trybie życia.
Wiedząc, kto będzie korzystał z przyszłej aplikacji, podczas jej budowy można skoncentrować się na potrzebach użytkownika. Ma to podstawowe znaczenie np. przy projektowaniu w duchu design thinking, gdzie właśnie perspektywa użytkownika jest podstawowym punktem odniesienia podczas prac. Niezależnie jednak od przyjętej metodologii, aby zbudować udane UX (doświadczenie użytkownika), musimy wiedzieć o adresacie produktu jak najwięcej.
3. Poznanie firmy klienta
Warsztaty projektowe dają szansę na rozmowę o specyfice działalności zamawiającego. Wykonawca dowie się, jak działa branża klienta i co jest w niej najistotniejsze. Zrozumie także funkcjonowanie jego firmy od strony organizacyjnej.
Podczas prac warsztatowych zespół software house zdobędzie również więcej informacji na temat konkurencji firmy. Zrozumie jakie są jej przewagi nad innymi graczami na rynku oraz w czym chce im dorównać lub ich wyprzedzić.
4. Udoskonalenie projektu
W czasie warsztatów projektowych klient ma szansę wykroczyć poza swoją perspektywę postrzegania projektu. Rozmawiając z niezależnymi ekspertami wykonawcy, dowie się, jak widzą przyszły produkt. Przedstawią obiektywne uwagi, co jest pomocne, bo autorzy pomysłu mogą być często pozbawieni do niego dystansu.
Specjaliści software house znają doskonale swoje rzemiosło i potrafią zaproponować nowe rozwiązania. Może to służyć wprowadzeniu do projektu innowacji, przez które stanie się bardziej konkurencyjny i lepiej spełni potrzeby konsumenta.
Trzeba pamiętać, że klient zazwyczaj nie jest specjalistą branży IT i nie zdaje sobie sprawy z technicznych możliwości tworzenia aplikacji. Zespół software house uświadomi mu, jakie funkcjonalności można dodatkowo zastosować czy których nowoczesnych technologii użyć.
5. Lepsza współpraca
Warsztaty projektowe pozwalają zespołom klienta i software house się poznać. Sprzyja to budowie zaufania między osobami, które w przyszłości będą musiały współpracować przy tworzeniu produktu.
Przede wszystkim jednak można ustalić, jak ta współpraca będzie przebiegała. Zleceniodawca zrozumie zasady procesu budowania aplikacji. Należą do nich np. najczęściej stosowane w wytwarzaniu oprogramowania iteracje. Są to okresy, po których testuje się produkt i w razie potrzeby powtarza wykonane działania aż do osiągnięcia optymalnego efektu.
W testowaniu produktu bierze udział wtedy także klient. Otrzymuje on dostęp do prototypu, aby udzielać wykonawcy informacji zwrotnych. Dzięki temu oprogramowanie może lepiej spełnić jego potrzeby, ponieważ produkt modyfikuje się w trakcie developmentu.
Mając świadomość, jaki będzie musiał być jego udział w tworzeniu aplikacji, klient ma szansę odpowiednio zorganizować pracę. Wyznaczy osoby odpowiedzialne za testy i ustali z wykonawcą kanały kontaktu. Wszystko to usprawni współpracę.
Warsztaty projektowe z WebMakers
1. Omówienie wizji projektu przez klienta - koncepcja, działanie, ogólny plan rozwoju, skalowalność itp.
W tym etapie pytamy klienta o szczegóły. Tak naprawdę jest to jeden z najważniejszych etapów, który rzutuje na dalsze prace. Interesuje nas tutaj pomysł, dalsze kroki, możliwości skalowania i wszelkie inne kwestie, które mają wpływ na produkt końcowy.
2. Omówienie aspektów biznesowych projektu i ich konfrontacja z założeniami technicznymi.
Jak wygląda finansowanie projektu, czy i w jaki sposób projekt ma generować zyski, a przede wszystkim - kto jest Twoją konkurencją. Na tym etapie będziemy pytać o wszelkie kwestie związane z opłacalnością wdrażanego rozwiązania, partnerstwa technologiczne i biznesowe. Oprócz tego skonfrontujemy założenia biznesowe z możliwościami technicznymi.
3. Podzielenie projektu na poszczególne moduły i omówienie każdego z modułów z osobna, uwzględniając wyzwania po stronie planowanego systemu.
Kiedy poznamy założenia Twojego projektu będziemy w stanie przygotować mapę drogową dalszych działań. Podzielimy projekt na moduły, a każda z tych części zostanie zaplanowana pod kątem wyzwań i potencjalnych problemów, które mogą pojawić się podczas realizacji.
4. Wspólna dyskusja / burza mózgów / seria pytań od zespołu do całego projektu oraz poszczególnych modułów.
Dzięki temu, że w warsztatach uczestniczą specjaliści z różnych dziedzin będziemy w stanie osiągnąć najbardziej szeroką wizję projektu. W spotkaniu uczestniczy m.in. project manager, UX-designer, senior developerzy / tech-lead oraz osoba odpowiedzialna za kwestie biznesowe. Wszystko po to, aby jak najszerzej poznać specyfikę projektu i zawczasu poznać wszystkie wyzwania.
5. Sugestie i doradztwo odnośnie projektu i możliwych rozwiązań na bazie naszych doświadczeń i wiedzy.
WebMakers istnieje na rynku już ponad 10 lat. Dlatego w ramach warsztatów możemy skorzystać z naszego doświadczenia w zakresie rozwiązań mobilnych i webowych. Pracując dla klientów z ponad 20 krajów zyskaliśmy wiedzę, którą wykorzystujemy przy projektowaniu Twoich rozwiązań.
6. Omówienie kwestii technicznych oraz wydajnościowych, w tym podejście do infrastruktury i doradztwo w tym zakresie.
Dzięki temu, że posiadamy w zespole specjalistów w zakresie infrastruktury serwerowej będziemy mogli przygotować odpowiednie zaplecze techniczne, oparte o szczegółowe informacje pozyskane w trakcie warsztatów.
Efektem bazowego warsztatu będzie omówiony zakres projektu, podzielony na moduły, ogólna koncepcja techniczna i lista spraw wymagających dalszego przemyślenia po stronie klienta, zebrane w formie briefa z omówionymi w trakcie warsztatów założeniami (uwaga - nie jest to specyfikacja, a uproszczony dokument, na wyższym poziomie ogólności).
Efektem warsztatu z zakresu UX/designu będzie ogólna wizja UI systemu / warstwy graficznej, przedstawiona w formie makiet dla 2-4 najważniejszych widoków/elementów, stanowiące bazę wyjściową do szczegółowego makietowania oraz projektowania UI.
Co ryzykujesz, jeśli zrezygnujesz z warsztatów?
Niedoszacowanie kosztów
Cyfrowa rzeczywistość sprawia, że nowe produkty, które pojawiają się na rynku są niezwykle skomplikowane, a przez to generują znacznie wyższe koszty, niż na przykład 10 lat temu. Nikt nie chce w trakcie realizacji projektu dowiedzieć się, że budżet musi zostać zwiększony o 50% z powodu nieprzewidzianych wydatków i błędów. Dlatego podczas warsztatów bardzo szczegółowo omawiamy projekt, aby klient nie był zaskoczony wielkością budżetu. Dzięki temu, mówiąc wprost, Twój projekt nie będzie niedoszacowany.
Nietrafiony produkt
Nawet jeśli Twój produkt będzie innowacyjny w skali światowej, to tak naprawdę… może się nie sprzedać. W ramach warsztatów sprawdzamy potencjalnych odbiorców rozwiązania i przygotowujemy research konkurencji. Podczas spotkania zyskasz też świadomość, czy produkt będzie opłacalny w stosunku do nakładu pracy, jaki trzeba poświęcić na jego zbudowanie. Pierwszym celem będzie na pewno stworzenie MVP, dzięki któremu poznasz realia rynkowe.
Podsumowanie
Jak widzisz - organizacja warsztatów UX przed wdrożeniem projektu jest niezwykle cenną możliwością, która pozwoli Ci nie tylko uszczegółowić wizję Twojego projektu, poznać jego potencjał, ale także sprawdzić, czy projekt będzie atrakcyjny dla rynku. Dzięki temu, że w jednym czasie i miejscu gromadzimy specjalistów z różnych dziedzin i faz życia projektu, możemy sprawić, że Twój projekt przestanie żyć wyłącznie na papierze.
