WebMakers Talks: Jak przebiegają mikrowarsztaty AI z WebMakers?

Zapraszamy do wysłuchania kolejnego odcinka naszego podcastu WM Talks, w którym rozmawiamy na tematy technologiczne i biznesowe związane z branżą IT.

Damian: Cześć, z tej strony Damian, razem ze mną jest dzisiaj Szymon oraz Łukasz. Chcielibyśmy Wam zaprezentować w jaki sposób wyglądają u nas mikrowarsztaty związane ze sztuczną inteligencją. W tym celu zrobimy małą prezentację, gdzie ja wcielę się w rolę właściciela firmy, przyszłego klienta naszej firmy, który porozmawia tutaj z chłopakami i wspólnie przeprowadzimy mikrowarsztaty, podczas których ustalimy jakie są potrzeby mojej firmy, jakie są możliwości wdrażania AI w mojej firmie oraz ustalimy dalsze kroki w wprowadzeniu sztucznej inteligencji w moim przedsiębiorstwie.

Łukasz: Cześć, Łukasz.

Szymon: Cześć, Szymon.

Damian, przyszedłeś do nas z konkretnym problemem, który wcześniej już nam opisałeś w ankiecie. Natomiast jako że po prostu spotykamy się na mikrowarsztatach chcielibyśmy abyś opisał ten problem swoimi słowami i my postaramy się wyłuskać z niego to co dla ciebie będzie najważniejsze i najbardziej cenne.

Damian: Tak jak wspominałem w ankiecie, jesteśmy firmą, która zajmuje się zarządzaniem innymi firmami związanymi z flotami samochodowymi. Czyli jednym słowem można powiedzieć, że zarządzamy bazą kierowców, ustalamy ich ewidencję, procesujemy ich plan pracy, plan ich wynagrodzenia oraz też zajmujemy się zatrudnianiem tych kierowców.

I tutaj taki największy problem, jaki widzimy, jaki też dostrzegamy i który nam zajmuje najwięcej czasu, to jest kwestia tak naprawdę zbierania informacji od tych wszystkich pracowników danych firm. Z racji, że jest tutaj wiele firm, każda firma rządzi sobie swoimi prawami, ma swoje własne, indywidualne procesy - nie jesteśmy w stanie wymusić, żeby na przykład korzystały z jednego centralnego oprogramowania. Tak naprawdę każda firma wysyła nam swoje dokumenty na swój sposób. Czasem jest to dokument w formie e-mailowej, czasem dostajemy to w formie fizycznych dokumentów, które musimy sobie tam później jakoś zeskanować czy przepisać do systemu. Czasem są to zwykłe jakieś informacje wpisane w wszelakich różnych CRM-ach, więc nie ma tutaj jednej reguły. Generalnie mamy duży błagan z tymi danymi. Nie jesteśmy w stanie wyegzekwować, żeby to wszystko było przez firmy zewnętrzne wpisywane w jeden system. Musimy to robić po swojej stronie. Zajmuje nam to mnóstwo czasu, potrzebujemy mnóstwo zasobów ludzkich do tego. I tutaj pytanie właśnie do Was, czy jest jakaś możliwość zastosowania jakiejś automatyzacji czy sztucznej inteligencji, która usprawniłaby ten proces i sprawiła, że moglibyśmy to robić w sposób automatyczny, software'owy, a nie typowo czynnikiem ludzkim.

Szymon: Generalnie wszystkie problemy, o których mówiłeś są do rozwiązania. Natomiast tutaj jest kilka problemów, z którymi po prostu twoja firma się boryka. W pierwszej kolejności chcielibyśmy skupić się na jednym z nich. Powiedziałeś o zarządzaniu danymi, o zbieraniu po prostu danych z wielu miejsc. To jest ciekawy temat, ale on jest dosyć rozbudowany. Natomiast w pierwszej kolejności też chcielibyśmy np. usłyszeć, który z tych procesów jest u ciebie na chwilę obecną najbardziej kosztowny albo który z tych procesów na chwilę obecną jest najbardziej potrzebny, aby go usprawnić, ponieważ my w tym momencie rozwiążemy ten problem lub postaramy się o nim podyskutować, a później przedstawimy możliwości rozwiązania go w tym momencie.

Damian: W ostatnim czasie w siatce moich klientów jest straszne zapotrzebowanie na nowych pracowników, na nowych kierowców, a z racji, że nasza firma zajmuje się tym kompleksowo, no to jesteśmy też odpowiedzialni za zatrudnianie tych ludzi, czyli to my prowadzimy tę rekrutację, to do nas się zgłaszają kandydaci wysyłając CV i to my tak naprawdę ich klasyfikujemy i dopiero już gotowych kandydatów przesyłamy do naszych klientów. No i z racji, że tego ostatnio dzieje się naprawdę dużo, a też kandydaci, którzy się do nas zgłaszają, wysyłają w różnoraki sposób swoje CV-ki, czy swoje kandydatury. Bardzo dużo czasu zajmuje nam to, żeby odpowiednio te CV-ki zebrać, z nich powyciągać te wszystkie informacje, które są niezbędne, które tak naprawdę służą później do klasyfikacji, czy dany kandydat się nadaje, czy nie. To jest, można powiedzieć, jak największa bolączka w ostatnim czasie. Pochłania nam to mnóstwo czasu, zwłaszcza, że tych CV-ek dziennie jest w setkach liczone. Każde obrobienie takiej CV-ki to po prostu zajmuje sporo czasu.

Łukasz: Damian, ja chciałbym Cię tutaj zapytać o to, czy aktualnie korzystacie z jakichś rozwiązań informatycznych, aplikacji, systemów, które wspierają Was w tej pracy, czy są to jakieś narzędzia do klasyfikacji tych CV-ek, czy może do przetwarzania, czy zajmuje się tym wiele osób, macie jedną kartotekę, gdzie wszystko zbieracie, czy robicie to w bardziej, czy w mniej uporządkowany sposób, bardziej indywidualnie?

Damian: Tak, swego czasu oczywiście spojrzeliśmy na rynek software'ów, które tak jakby zajmują się klasyfikacją tych wszystkich CV-ek. Tylko, że z racji tego, że tutaj jest po prostu różnorodność, jeżeli chodzi o format tych CV-ek, są one wysłane w różnych właśnie formatach. Czasem jest to dokumenty Worda, czasem jest to PDF, czasem jeszcze w jakimś innym. Zdarzają się też nawet wysyłane zdjęcia CV-ki. Tutaj po prostu też trudno oczekiwać, żeby każdy kandydat się dostosował. Te oprogramowania, które testowaliśmy nie do końca spełniały się w tej roli z racji właśnie tego, że te dokumenty nie zawsze są ze sobą spójne. Należałoby tak naprawdę zacząć od tego, żeby wymagać od kandydatów odpowiedniego formatu, tylko no niestety na tym rynku się po prostu to nie uda. Ciężko będzie coś takiego wdrożyć, dlatego też nie udało nam się znaleźć oprogramowania, które w stu procentach rozwiązywałoby nasz problem. Oczywiście w jakiś tam sposób ułatwiało, ale tak naprawdę trzeba było wykorzystać kilka takich różnych programów i tak naprawdę je ze sobą połączyć, żeby osiągnąć efekt, do którego dążymy, żeby po prostu to wszystko było jednolite i zcentralizowane w naszej bazie.

Łukasz: Czyli jak rozumiem, że część osób zajmuje się standaryzacją danych pobieranych z CV kandydatów, te dane są porządkowane i przekazywane do kolejnego działu, który zaczyna je analizować i już wtedy wyłuskuje najbardziej obiecujących kandydatów. Czy to się zgadza?

Damian: Tak. Mniej więcej tak to wygląda. Mamy tutaj pierwsze osoby, które sprawdzają CV-ki, które klasyfikują do odpowiednich firm, bo też firmy szukają różnych kierowców. Po takiej wstępnej klasyfikacji, z każdego CV musimy wyciągnąć istotne dla nas informacje, wpisać je do naszego systemu CRM, gdzie już te najbardziej dla nas kluczowe, interesujące informacje są zawarte. Następnie, jak już mamy to wszystko wpisane w tym centralnym systemie, to też nie mamy tutaj żadnego takiego, można powiedzieć, automatu, który doradziłby nam, czy ten kierowca nadaje się bardziej do tej firmy, czy do tamtej. Po prostu musimy to robić bardziej na wyczucie, bazując na doświadczeniu naszych pracowników, a chcielibyśmy, żeby to robiło się w trochę bardziej, można powiedzieć, taki inteligentny sposób już na poziomie systemowym, a żeby człowiek tak naprawdę tylko sprawdzał, czy to dobrze zostało zaklasyfikowane.

Szymon: Czyli rozumiem, że tak naprawdę w rozwiązaniu, którego poszukujesz, zawiera się kilka rzeczy. Przede wszystkim zbieranie danych z różnych miejsc, czyli właśnie z Wordów, z PDF-ów, ze zdjęć, czy nawet choćby z dokumentów dostarczanych fizycznie. Następnie przechowywanie tego w jakimś miejscu cyfrowo oraz katalogowanie tych osób i otrzymywanie jakiejś punktacji w stosunku do kierowców, z którymi możesz w przyszłości nawiązać współpracę, tak? Czy tak sobie to wyobrażasz?

Damian: Tak, dokładnie w taki sposób. Tak bym sobie wyobraził, żeby to finalnie wyglądało, żeby cały ten proces, który tutaj właśnie przedstawiłeś, wyeliminował jak najbardziej ten czynnik ludzki, bo tutaj jeszcze tego nie powiedziałem wcześniej, że często się zdarza tak, że przepisując jakieś informacje z CV-ki pojawiają się jakieś błędy, co też później rzutuje na naszą ostateczną decyzję, czy dobrze sklasyfikowaliśmy danego kierowcę i czy tak naprawdę powinien on zostać zatrudniony czy nie.

Łukasz: Nie wiem czy Szymonie się ze mną zgodzisz, natomiast w tym procesie, który nam pokrótce przedstawił Damian, największą bolączką, najbardziej uciążliwym etapem jest pobieranie i porządkowanie danych. I myślę, że tym właśnie etapem powinniśmy się zająć i w pierwszej kolejności spróbować go zautomatyzować.

Damian: I tutaj właśnie pytanie do Was, bo tak jak wspominałem, tu są różne źródła można powiedzieć tych CV-ek. No i co proponujecie? Czy w ogóle da się to zrobić tak, że nawet dokument fizyczny czy mailowy będziemy w stanie po prostu jakoś automatycznie wrzucać w jedno miejsce, w jakąś centralną bazę danych?

Szymon: Jak najbardziej. Jesteśmy w stanie przygotować po prostu soft, do którego będą lądowały wszystkie dane, CV-ki, które zbierzesz w konkretnym okresie. Oczywiście w przypadku tych, które są dostarczane w formie fizycznej należałoby zrobić im choćby zdjęcie, czy zeskanować je i żeby trafiły bezpośrednio do softu. Natomiast do pozostałych nie ma najmniejszego problemu. W tym momencie wrzucamy po prostu wszystkie te pliki do tego softu. On przy pomocy właśnie AI i przy pomocy takich narzędzi jak OCR choćby przeskanuje wszystkie te dokumenty, wyłuska z nich konkretne informacje, następnie pokataloguje je, uporządkuje je zgodnie z tym, czego tak naprawdę oczekujesz od tych CV-ek, ponieważ zakładam, że każda z tych CV-ek też niekoniecznie wygląda zawsze tak samo. Czyli edukacja od kogoś może być wpisana tam, gdzie ma certyfikaty albo na odwrót. Także jesteśmy w stanie zadbać nad tym chaosem informacyjnym, który pojawia się na CV-kach, właśnie poprzez wyłuskiwanie takich informacji bezpośrednio z kontekstu. Czyli jeżeli faktycznie ktoś zatytułował coś jako doświadczenie, ale wpisał tam np. certyfikaty, to przy pomocy AI, przy pomocy sztucznej inteligencji jesteśmy w stanie sklasyfikować to na podstawie daty, na podstawie jakiejś konkretnej informacji, że to jest powiedzmy prawo jazdy, czy jakiś tam certyfikat językowy, że to są jednak certyfikaty, a nie doświadczenia. No i w tym wypadku po prostu taka dana trafi do odpowiedniej tabeli z certyfikatami, zamiast tak jak to wpisał kandydat wcześniej w doświadczeniu. Także jesteśmy zarówno w stanie i odfiltrować tego typu dane, pokatalogować je oraz zebrać przede wszystkim z różnych źródeł. To jest jak najbardziej do przygotowania i w ten sposób widzielibyśmy taki soft, który chcesz tak naprawdę uzyskać.

Łukasz: Dotarliśmy do miejsca, w którym powinniśmy poruszyć jeszcze jedną istotną kwestię. Chodzi o bezpieczeństwo danych. Chodzi nam zarówno o bezpieczeństwo danych, które przetwarzacie, jak i o bezpieczeństwo procesów biznesowych, które zabezpieczacie we własnej firmie i w firmie swoich klientów. Jeżeli chodzi o sztuczną inteligencję, możemy skorzystać z zewnętrznych rozwiązań typu narzędzia dostarczane przez gigantów jak Chat GPT, czy Microsoft, czy Amazon. Natomiast jeżeli zależy nam dużo mocniej na bezpieczeństwie i ochronie danych, możemy skorzystać z wewnętrznych narzędzi, które nie przekazują żadnych istotnych informacji na zewnątrz organizacji. Jeżeli chodzi o CV, dane personalne kandydatów, już tutaj widzimy, że są tam informacje, które powinniśmy chronić. Czy w Twoim procesie bądź Twojej organizacji są jeszcze jakieś punkty, na które musimy szczególnie zwrócić uwagę, żeby żadne poufne informacje nie zostały przekazane na zewnątrz?

Damian: To jest bardzo słuszna uwaga. W sumie właśnie o tym też zapomniałem wcześniej wspomnieć, że z racji, że tutaj są dane osobowe, są to dane wrażliwe, bo też mówiące nie tylko o imię, nazwisko czy dane personalne, ale też mówiące o tak naprawdę karierze zawodowej kogoś i tutaj musimy naprawdę zadbać o to bezpieczeństwo, więc dobrze, że to poruszyłeś, jest to niezwykle istotne. Jeżeli chodzi o takie dodatkowe kwestie bezpieczeństwa, to też mocno nam zależy na tym, żeby też dany kandydat, który nie był przeznaczony dla określonej firmy, żeby też tutaj nie doszło do jakiejś pomyłki, że wyślemy dane personalne kandydata, który tak naprawdę kandydował do innej firmy i żeby po prostu przez przypadek te dane nie wyciekły, nie jakoś można powiedzieć publicznie, ale po prostu w ramach naszej sieci kontaktów.

Łukasz: Myślę, że tutaj też będziemy mogli zastosować narzędzia, które przed finalną analizą tych danych zawartych na formularzach CV będą w stanie zanonimizować te dane, czy ukryć zdjęcie, imię, nazwisko, żeby te dane, które finalnie trafią do odbiorców były zanonimizowane.

Damian: To jest też świetny pomysł, bo w zasadzie tak naprawdę szczerze to firma, która z nami współpracuje nie musi mieć pełnych personaliów, tak naprawdę ocenia człowieka po jego doświadczeniu, po jego zdobytych certyfikatach, to jak długo jeździ. Nie jest dla niego istotne tak naprawdę na tym etapie imię, nazwisko. To dopiero podczas już takiego finalnego procesu rekrutacji, więc jak najbardziej podoba mi się ten pomysł i to jest świetne rozwiązanie.

Łukasz: Cieszę się, to docieramy jeszcze do jednego istotnego punktu. Jesteście firmą, która już długo pracuje czy funkcjonuje na rynku i macie na pewno wypracowane swoje procesy i standardy. Wdrażając nowe rozwiązanie musimy dostosować się do tych standardów, które już macie wypracowane. Czy jesteś nam w stanie, niekoniecznie teraz, ale po naszym spotkaniu przygotować listę narzędzi informatycznych, z których korzystacie, żebyśmy też mogli zapoznać się z jakimi narzędziami będziemy musieli współpracować i jak przygotować całe rozwiązanie, żeby płynnie uzupełniło waszą ofertę, wasze narzędzia, zrobiło ewolucję, pomogło, ale nie robiło rewolucji?

Damian: Tak, jasne. Nie ma problemu. Możemy dostarczyć całą listę. Możemy też mniej więcej spróbować rozpisać nasze procesy, jakie rządzą właśnie tutaj całym przebiegiem zbierania tego CV i przetwarzania. Pytanie, czy macie jakieś wytyczne, w jaki sposób ten proces powinien zostać rozpisany, jak powinien wyglądać?

Szymon: Tak, jak najbardziej. Posiadamy tak naprawdę całą instrukcję w jaki sposób powinieneś przejść przez wszystkie procesy biznesowe, rozpisać je krok po kroku. Zajmuje to około powiedzmy dwóch godzin twojego czasu, żeby zebrać większość procesów w firmie i tak naprawdę na podstawie tych informacji jesteśmy w stanie już rozpocząć pracę, już jesteśmy w stanie rozpocząć rozmowę o wdrażaniu nowych rozwiązań do twojej firmy.

Damian: Okej, czyli rozumiem, że to po prostu jest taka, można powiedzieć, ściągawka w cudzysłowiu, która krok po kroku mnie poinstruje, w jaki sposób ten proces rozpisać?

Szymon: Dokładnie tak. To jest tak naprawdę Excel, w którym będziesz miał wszystkie informacje, jak rozpisać konkretny proces, jak on wygląda, jaki ma kolejny krok, który powinien znaleźć się w twojej firmie na konkretnym etapie. Poprowadzi cię za rączkę, żebyś wiedział, jak dostarczyć nam konkretne informacje, na których po prostu będziemy pracować.

Damian: Ok, to brzmi bardzo dobrze.

Łukasz: Rozpisanie takich procesów jest dla Ciebie i Twojej firmy wartością samą w sobie, ponieważ już abstrahując od rozwiązań informatycznych, które możesz zastosować, Ty i Twój zespół przejrzycie sobie poszczególne kroki, zobaczycie gdzie tracicie najwięcej czasu, które elementy procesu można zoptymalizować, nawet w ogóle nie korzystając z żadnych systemów informatycznych. To jest ogólnie big picture Waszej firmy i dobry punkt do optymalizacji całości.

Szymon: I przede wszystkim też zauważysz miejsca, gdzie jeszcze będziesz potrzebował automatyzacji, a niektóre rzeczy Ci się po prostu poukładają. Następnym razem po prostu jak się spotkamy, będziesz miał konkretną informację na temat tego, że nie tylko np. będziesz potrzebował zautomatyzować proces rekrutacji, ale powiedzmy jeszcze jakieś obszary w twojej firmie, z których na chwilę obecną nie zdajesz sobie sprawę, są jeszcze do usprawnienia, a my z chęcią pomożemy.

Damian: Okej, brzmi to bardzo dobrze.

Łukasz: Jeżeli po naszych warsztatach, bo to są mikrowarsztaty, także nie możemy zajmować Ci dużo czasu. Przekazałeś nam bardzo dużo informacji i mamy dobrą podstawę do tego, żeby pracować i analizować Twoje problemy. Jeżeli u Ciebie pojawią się jakieś pytania, bądź będziesz chciał coś uszczegółowić, bądź przepracować inny proces niż ten, o którym teraz rozmawialiśmy, to czuj się swobodnie, żeby się z nami kontaktować.

Damian: Dobrze, w sumie to mam jeszcze na sam koniec takie jedno pytanie, może bardziej takie natury możliwości samej sztucznej inteligencji, bo wiele się o tym słyszy. Tak jak wcześniej omawialiśmy, tutaj dla mnie istotne jest właśnie importowanie tych danych, później kolejne składowanie, ale też często mamy coś takiego, że nasi klienci pytają się nas, czy jesteśmy w stanie wyfiltrować pewnych kandydatów, którzy z racji, że to jest tutaj sektor transportowy, ma to do siebie, że jest duża tendencja rotacji kierowców. Czy ta sztuczna inteligencja byłaby w stanie jeszcze dodatkowo weryfikować, czy ktoś często zmieniał pracę? Jeżeli tak, to po prostu też odpowiednio klasyfikował takie CV.

Szymon: Jak najbardziej jesteśmy w stanie wyszukać wszystkie te osoby, które często zmieniają pracę na podstawie po prostu ich doświadczenia, które posiadają w CV. No i powiedzmy ustawimy sobie taki filtr na zmianę pracy co roku. Możemy w ten sposób nawet do tego podejść, albo zmianę pracy co miesiąc i że takich kandydatów od razu odrzucamy. Jak najbardziej możemy ustawić tego typu filtry. I w tym momencie po prostu otrzymamy tylko listę kandydatów, którzy spełniają konkretne warunki. Nie dotyczy to tylko i wyłącznie samego doświadczenia, ale tak naprawdę możemy skupić się choćby na tym, ponieważ jest to firma transportowa. Niektóre osoby potrzebują konkretnych certyfikatów np. na przewożenie materiałów niebezpiecznych czy tego typu rzeczy. Możemy również przygotować filtry, które specjalnie wskażą wszystkie osoby posiadające konkretne certyfikaty. W tym momencie uprości to zdecydowanie Wasz proces i zasugeruje odpowiednie osoby na odpowiednie stanowisko.

Damian: Dobrze, brzmi to bardzo dobrze i generalnie podczas rozpisywania procesu dorzucimy też taką funkcję, żeby też została zaimplementowana, bo tak jak mówiłem, jest to dosyć częste, zdarza się, że nasi klienci się zgłaszają, żeby właśnie wyfiltrować odpowiedni typ osób, z którymi po prostu nie chcieliby współpracować.

Łukasz: Jako wisienkę na torcie możemy dorzucić Tobie i Twojej organizacji, Twoim pracownikom zupełnie nowy interfejs i sposób komunikacji z systemem informatycznym. Twój pracownik będzie mógł zadać pytanie językiem człowieka, czyli np. wyszukaj 30 kandydatów, którzy w ciągu ostatniego roku zrezygnowali więcej niż trzy razy z aktualnego pracodawcy. Nie potrzeba tutaj żadnych skomplikowanych kwerend dostępu do bazy danych czy filtrów. Wystarczy, że pracownik zada swoimi słowami pytanie i dzisiaj sztuczna inteligencja jest w stanie przekształcić to na realne i konkurentne dane, które otrzyma z powrotem.

Damian: Oo, czyli rozumiem, że to by działało tak jak ChatGPT, że coś mu po prostu zadaje i mi odpowiada?

Łukasz: Tutaj oczywiście z założeniem, że do CzataGPT musimy wysłać konkretne informacje, żeby on je przetworzył. Natomiast w rozwiązaniu, o którym rozmawiamy, żadne poufne dane nie zostaną przekazane na zewnątrz.

Damian: Brzmi to bardzo interesująco i z pewnością będziemy na ten temat rozmawiać już na dalszych krokach naszej współpracy.

Szymon: Jasne. W takim razie bardzo dziękujemy za dzisiejsze warsztaty. Jest to niesamowita ilość wiedzy, którą nam zaoferowałeś. No i w sumie czekamy na pozostałe dane, a my w tym czasie przygotujemy podstawowe informacje, o których dzisiaj rozmawialiśmy, czyli funkcjonalności, które możemy zaproponować dla twojego zespołu oraz podstawową estymację czasu pracy, który jest potrzebny, aby wdrożyć takie rozwiązanie już w Twojej firmie. Także myślę, że mamy wszystko.

Damian: Dobrze, ja również Wam bardzo dziękuję za dzisiejsze spotkanie. Wiele tutaj nakreśliło się. No i będziemy w kontakcie.

Szymon: Jasne. Dzięki wielkie.

Łukasz: Dziękuję. Mikrowarsztaty, jak sama nazwa wskazuje, zajmują niewiele czasu i myślę, że dały one dobry przykład tego, że już niewiele informacji, które od Was uzyskamy, możemy przekuć w wartościową wiedzę, którą następnie przełożymy w rozwiązania, które pomogą Wam w codziennej pracy.

Szymon: Mikrowarsztaty oczywiście też prowadzimy dla wszystkich firm, dla każdego rodzaju działalności. Nie jest to tylko spedycja i logistyka, tak jak to było w przypadku Damiana, jako naszego klienta dzisiaj. Tak naprawdę każda branża jest tutaj mile widziana.

Damian: Tak jak tutaj chłopaki przedstawili, tak naprawdę pokazaliśmy wam dzisiaj tylko fragment, w jaki sposób wyglądają u nas mikrowarsztaty, na które Was serdecznie zapraszamy.