Cyfrowa platforma
praktyk zawodowych
Dla klienta, który prowadzi ogólnopolską sieć szkół dla dorosłych stworzyliśmy nowoczesny system, który usprawnia organizowanie, realizację i monitorowanie praktyk, odpowiadając na wyzwania cyfryzacji procesów administracyjnych w szkołach policealnych.
Design
WWW
Backend
Frontend
DevOps
Opis klienta
Nauca prowadzi ogólnopolską sieć szkół dla dorosłych, oferującą szkoły policealne oraz szeroki wybór kursów zawodowych. Nauka odbywa się w kilkudziesięciu miastach w Polsce i dostosowana jest do realiów rynku pracy, umożliwiając zdobycie praktycznych kwalifikacji w elastycznej formie - także zdalnie lub w trybie weekendowym.
Klient wspiera osoby dorosłe w rozwoju zawodowym i osobistym poprzez zapewnienie nowoczesnej i łatwo dostępnej edukacji.
Cel projektu
Celem projektu było stworzenie nowoczesnej platformy internetowej wspierającej organizację, realizację oraz monitorowanie praktyk zawodowych dla uczniów szkół policealnych. Głównym założeniem było uproszczenie i usprawnienie procesu realizacji praktyk, a także zapewnienie łatwego dostępu do informacji i zasobów związanych z praktykami.
Projekt stanowi odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na cyfryzację procesów administracyjnych związanych z praktykami zawodowymi - usprawnia ich organizację, zwiększa dostępność oraz pozwala na realizację praktyk w elastycznej formie, uwzględniającej indywidualne potrzeby słuchaczy.
Jakich technologii użyliśmy?
PHP 
Symfony 
Sylius 
Maria DB 
Docker 
Redis 
Elastic Search 
RabbitMQ
Wyzwanie
Głównym wyzwaniem było zidentyfikowanie procesów biznesowych klienta oraz pełne zrozumienie jego potrzeb. Kluczowym elementem projektu okazały się warsztaty, podczas których poznaliśmy specyfikę branży oraz zidentyfikowaliśmy najważniejsze funkcjonalności. Na tej podstawie opracowaliśmy architekturę systemu i dobraliśmy odpowiedni stos technologiczny.
Kluczowe funkcjonalności platformy
- Zarządzanie użytkownikami i dostępem - system umożliwia rejestrację i obsługę różnych typów kont, takich jak praktykanci, opiekunowie, wykładowcy oraz administratorzy. Wdrożony został rozbudowany system ról oraz zarządzania uprawnieniami, co pozwala precyzyjnie kontrolować dostęp do funkcjonalności systemu. Istnieje możliwość archiwizowania i aktywowania użytkowników oraz resetowania haseł.
- Zarządzanie praktykami - platforma wspiera kompleksowe zarządzanie praktykami. Administratorzy mają możliwość importu praktykantów z pliku xls, przypisywać praktykantów do grup. Ponadto administratorzy oraz opiekunowie mogą kontrolować przebieg realizacji praktyk i motywować praktykantów, dzięki wbudowanemu modułowi komunikacji. Praktykanci są przypisywani do grup, te z kolei do konkretnych jednostek w strukturze organizacyjnej. System umożliwia archiwizację zakończonych praktyk, śledzenie historii przypisań opiekunów oraz generowanie dzienniczków i umów w formacie PDF. Proces kończy się oceną, wyliczeniem średniej oraz zatwierdzeniem dziennika przez opiekuna. Dodatkowo system pozwala administratorom na masową edycję danych praktykantów, zarządzanie ich przypisaniem oraz filtrowanie i wyszukiwanie informacji.
- Moduły paneli użytkowników - dla każdego typu użytkownika przewidziano dedykowany panel, dopasowany do jego roli. Praktykant może przeglądać swój harmonogram, dostępne materiały dydaktyczne, testy oraz posiada informacje o swoich postępach. Opiekunowie mają dostęp do list przypisanych grup oraz praktykantów w obrębie tych grup, gdzie mogą śledzić ich postęp, a także zatwierdzać wygenerowane dzienniki praktyk. Panel administratora pozwala na pełną kontrolę nad strukturą danych, kontami użytkowników i dokumentami. Interfejsy zostały zaprojektowane z myślą o intuicyjności i łatwym dostępie do najważniejszych funkcji.
- Moduł dydaktyczny i testy - system wyposażono w moduł obsługi materiałów dydaktycznych, które mogą być publikowane przez administratora i przypisywane do określonych kursów. Użytkownicy mają dostęp do listy tematów, mogą przeglądać treści edukacyjne i rozwiązywać testy sprawdzające wiedzę. System śledzi otwarcia materiałów oraz realizację przypisanych testów, które są tworzone za pomocą edytora . Moduł uwzględnia warunki zaliczenia oraz informuje użytkownika o postępach i rezultatach.
- Zarządzanie strukturą organizacyjną i konfiguracją - platforma umożliwia zarządzanie wielopoziomową strukturą organizacyjną - organami prowadzącymi, oddziałami, szkołami, a także grupami. Administratorzy mogą przypisywać wykładowców do kierunków, a także definiować dane organów prowadzących, w tym podpisy i pieczątki. System obsługuje również informacje o liczbie praktykantów w grupach, co ułatwia organizację procesu praktyk. Ponadto jest możliwość zarządzania semestrami oraz ocenami (np. w zakresie skali procentowej).
- Komunikacja wewnętrzna - w systemie zaimplementowano moduł komunikacji umożliwiający korespondencję pomiędzy słuchaczami, opiekunami i administratorami. Każda rola ma dostęp do dedykowanego kanału komunikacyjnego. Użytkownicy mogą wymieniać się informacjami oraz reagować na aktualne potrzeby w obrębie przypisanych im ról. Dodatkowo system pozwala na zapisywanie i śledzenie otwartych zagadnień wymagających interwencji.
- Wideo lekcje i harmonogramy - z myślą o elastycznej realizacji zajęć wprowadzono możliwość tworzenia harmonogramów praktyk oraz wideolekcji. System został zintegrowany z narzędziem, który pozwala na organizację spotkań online, rejestrację uczestników, automatyczne logowanie do spotkania oraz pobieranie listy obecności. Możliwe jest również wysyłanie zaproszeń oraz przypomnień mailowych. Harmonogramy mogą być przeglądane przez praktykantów oraz przypisanych opiekunów i wykładowców.
- Raportowanie i analizy - platforma generuje szereg raportów dotyczących działania systemu oraz aktywności użytkowników. Wśród nich znajdują się raporty dot. praktykantów, ocen, postępów w testach i realizacji praktyk, statystaki dot. udziału w lekcjach wideo. Dzięki funkcjom raportowym możliwe jest szybkie podejmowanie decyzji i monitorowanie procesu edukacyjnego.
Porozmawiajmy!
Stwórz z nami swój system!
Branding
W ramach projektu opracowaliśmy logo oraz dostosowaliśmy do niego elementy identyfikacji wizualnej, takie jak kolorystyka i typografia, dbając o to, by całość tworzyła spójny i estetyczny wizerunek platformy.
Zespół projektowy
W projekt zaangażowanych było 7 osób - project manager, tech lead, back-end developer, front-end developer, tester oraz devops.
Etapy projektu
- Warsztaty produktowe Projekt rozpoczął się od warsztatów produktowych, których celem było poznanie specyfiki funkcjonowania szkół policealnych oraz procesów związanych z organizacją praktyk zawodowych. Po wprowadzeniu do zagadnień branżowych klienta zidentyfikowaliśmy kluczowe procesy, omówiliśmy persony reprezentujące docelowych użytkowników, zebraliśmy wstępne wymagania oraz doprecyzowaliśmy oczekiwane rezultaty wdrożenia systemu. Warsztaty pozwoliły nam sformułować pierwsze założenia dotyczące architektury rozwiązania oraz zbudować wspólny język komunikacji, co wpłynęło na lepsze zrozumienie celów i przejrzystość współpracy na dalszych etapach projektu.
- Analiza wymagańNa podstawie przeprowadzonych warsztatów opracowaliśmy dokumentację obejmującą architekturę kontekstową platformy, opis kluczowych użytkowników wraz z ich potrzebami oraz podział ról i uprawnień w systemie. Zdefiniowaliśmy również kluczowe procesy biznesowe oraz wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne. Dodatkowo zaproponowaliśmy stos technologiczny i przeprowadziliśmy analizę ryzyka, która pozwoliła zidentyfikować potencjalne zagrożenia oraz opracować odpowiednie scenariusze reakcji w przypadku ich wystąpienia. Takie podejście umożliwiło nam pełne zrozumienie logiki działania platformy i solidne przygotowanie do kolejnych etapów projektu.
- Planowanie projektuPo zakończeniu analizy przystąpiliśmy do etapu planowania, w ramach którego szczegółowo rozpisaliśmy zadania wynikające ze zidentyfikowanych wymagań. Zgodnie z ustalonymi priorytetami klienta podzieliliśmy implementację na etapy, przypisując do nich konkretne działania. Na tym etapie określiliśmy także skład zespołu projektowego wraz z przypisaniem ról i odpowiedzialności, a także ustaliliśmy mechanizmy komunikacji oraz harmonogram pracy. Dodatkowo zaplanowaliśmy konfigurację środowisk: deweloperskiego, testowego (stage) i produkcyjnego.
- Implementacja Proces implementacji został podzielony na dwa etapy. W pierwszym skupiliśmy się na przygotowaniu fundamentów systemu oraz wdrożeniu kluczowych funkcjonalności, takich jak zarządzanie praktykami i użytkownikami, komunikacja wewnętrzna, generowanie dokumentów oraz obsługa wideolekcji. Drugi etap obejmował realizację bardziej zaawansowanych elementów systemu, w tym modułu raportowego, automatycznego wysyłania dokumentów oraz generowania certyfikatów uczestnictwa w wideo lekcjach. Prace prowadzone były w sposób iteracyjny - kolejne przyrosty funkcjonalne były dostarczane, testowane i ulepszane na podstawie bieżących informacji zwrotnych od klienta.
- Uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu implementacji system został uruchomiony na środowisku produkcyjnym. Przeprowadzono testy końcowe, które, oprócz weryfikacji funkcjonalności, obejmowały również aspekty niefunkcjonalne, takie jak weryfikacja zabezpieczeń oraz wydajności systemu. Zrealizowano także migrację danych, w tym materiałów dydaktycznych, oraz przeniesiono wcześniej skonfigurowaną na środowisku testowym strukturę organizacyjną. Platforma została oficjalnie udostępniona użytkownikom końcowym, co umożliwiło rozpoczęcie realizacji praktyk zawodowych w nowym, cyfrowym modelu.
- Rozwój i utrzymanieObecnie projekt znajduje się w fazie rozwoju i utrzymania, w której system jest monitorowany, rozwijany o nowe funkcje zgodnie z rosnącymi potrzebami użytkowników oraz utrzymywany w gotowości operacyjnej. W ramach utrzymania zapewniamy wsparcie techniczne, konsultacje funkcjonalne oraz cykliczne aktualizacje platformy. Dodatkowo dbamy o pozyskiwanie informacji zwrotnej od użytkowników na temat systemu i reagujemy na ich potrzeby.
Efekty projektu
PRZED:
- Trudności ze znalezieniem miejsc praktyk - Przed wdrożeniem systemu praktykanci musieli samodzielnie poszukiwać miejsc odbywania praktyk, co często było czasochłonne, stresujące i nierzadko kończyło się brakiem możliwości ich realizacji w wymaganym terminie.
- Trudności z ukończeniem kursu - problem ze znalezieniem miejsca praktyk skutkował trunościami z ukończeniem kursu, ponieważ odbycie praktyk zawodowych jest warunkiem obligatoryjnym w ramach programu nauczania.
- Ograniczona elastyczność realizacji praktyk - forma realizacji praktyk zakładał głównie formę stacjonarną, bez wsparcia technicznego umożliwiającego dostosowanie harmonogramu czy miejsca odbywania praktyk do indywidualnych potrzeb słuchaczy.
- Brak centralnego systemu umożliwiającego zarządzanie praktykami - Organizacja praktyk opierała się na wielu niespójnych narzędziach - mailach, arkuszach kalkulacyjnych czy zewnętrznych systemach - co utrudniało efektywne zarządzanie jednostkami organizacyjnymi zaangażowanymi w proces realizacji praktyk.
PO:
- Ułatwiony dostęp do miejsc praktyk - dzięki scentralizowanemu systemowi i możliwości przypisywania praktykantów do grup w obrębie struktury organizacyjnej, proces organizacji praktyk stał się bardziej przejrzysty i zautomatyzowany. Praktykanci nie muszą już samodzielnie szukać miejsc odbywania praktyk, co znacząco zmniejszyło poziom stresu i ryzyko opóźnień w ich rozpoczęciu.
- Zwiększenie liczby osób kończących kursy - eliminacja problemu związanego z brakiem miejsc praktyk przełożyła się bezpośrednio na wyższą skuteczność w realizacji praktyk zawodowych, a tym samym na wzrost odsetka osób kończących kurs w terminie.
- Większa elastyczność realizacji praktyk - integracja z narzędziami do wideolekcji oraz możliwość tworzenia harmonogramów, sprawiły, że praktyki mogą być realizowane w bardziej elastycznej formie, z uwzględnieniem indywidualnych potrzeb praktykantów i opiekunów.
- Zautomatyzowane zarządzanie procesem praktyk - platforma umożliwia pełne zarządzanie praktykami w jednym miejscu - od przypisywania użytkowników i generowania dokumentów, po monitorowanie postępów, ocenianie i raportowanie. To pozwala jednostkom organizacyjnym na sprawne planowanie i nadzorowanie procesu bez potrzeby korzystania z rozproszonych narzędzi.
- Lepsza komunikacja i wsparcie użytkowników - dzięki modułowi komunikacyjnemu użytkownicy mają możliwość bezpośredniego kontaktu z opiekunami i administratorami, co zwiększa poczucie wsparcia i sprzyja sprawnej realizacji obowiązków w ramach praktyk.
- Wiarygodna dokumentacja i szybki dostęp do danych - automatyczne generowanie dzienników, umów i certyfikatów praktyk, a także możliwość ich przeglądania i zatwierdzania w systemie sprawia, że cały proces jest udokumentowany i łatwy do weryfikacji.
Co zyskała firma?
Wdrożenie systemu przyniosło klientowi szereg korzyści, które znacząco poprawiły efektywność i jakość zarządzania procesem praktyk zawodowych. Przede wszystkim, platforma wzmocniła pozycję rynkową klienta, umożliwiając mu oferowanie nowoczesnego, cyfrowego rozwiązania, które odpowiada na rosnące potrzeby szkół policealnych. Dzięki innowacyjności i kompleksowości platformy, firma stała się bardziej konkurencyjna w branży edukacyjnej, otwierając nowe możliwości współpracy z placówkami edukacyjnymi w całym kraju.
Kolejną korzyścią było zwiększenie efektywności zarządzania praktykami, dzięki centralizacji i automatyzacji procesów, takich jak przygotowywanie dokumentów. Platforma wprowadziła również elastyczność w realizacji praktyk, umożliwiając dostosowanie harmonogramu i formy praktyk do indywidualnych potrzeb praktykantów i jednostek organizacyjnych. To pozwoliło na lepsze dopasowanie programu do różnych wymagań, a praktykanci zyskali większą swobodę w organizowaniu swojej pracy, co wpłynęło na ich wyższą satysfakcję.
Dodatkowo, wdrożenie systemu usprawniło raportowanie i monitorowanie postępów praktykantów. Administratorzy i opiekunowie mogą na bieżąco śledzić postępy, analizować wyniki testów oraz realizację praktyk, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i dostosowywanie planów edukacyjnych do aktualnych potrzeb praktykantów.
Platforma stanowi prawdziwą rewolucję w zarządzaniu praktykami zawodowymi, zdobywając uznanie na rynku, jednocześnie oferując ogromne możliwości dalszego rozwoju i poszerzania oferty usług, co pozwala klientowi na elastyczne dopasowanie do zmieniających się potrzeb sektora edukacyjnego.
